Diagnostic stratégique préalable pour un paramétrage efficace des workflows
Avant toute configuration technique dans HubSpot ou Salesforce, on commence par un diagnostic stratégique précis des besoins métier et des objectifs de l’entreprise. Cette étape garantit que les workflows correspondent réellement au cycle de vente et aux attentes, évitant ainsi une mise en place générique inefficace.
Il s’agit de définir clairement les objectifs marketing et commerciaux, afin de cartographier avec finesse le cycle de vie client et d’identifier les points de contact multi-canal importants. Cette approche ciblée facilite le paramétrage des outils selon les usages réels, pas seulement selon des modèles théoriques.
L’implication active des utilisateurs métiers est aussi cruciale. Elle assure l’adoption des workflows automatisés et permet de formaliser les rôles et permissions nécessaires, limitant les risques d’erreurs humaines ou de diffusion mal contrôlée des informations. Plus sécurisée, la gouvernance de la donnée repose sur ces bases pour éviter les doublons.
Ce travail préparatoire est fondamental : il fournit le socle qui garantit des automatisations cohérentes, performantes, et conformes à la stratégie globale de gestion de la relation client multi-canal.
Paramétrage rigoureux des workflows dans HubSpot : déclencheurs, exclusions et séquençage
HubSpot offre un éditeur visuel intuitif permettant de fixer des déclencheurs très précis. Ceux-ci peuvent être par exemple le remplissage d’un formulaire, une propriété modifiée, ou encore une action comportementale telle qu’une visite de page ou l’ouverture d’un email.
Un workflow, un objectif clair
Chaque workflow doit impérativement viser un seul objectif pour éviter les chevauchements et rendre sa maintenance plus fluide. On peut ainsi séquencer les processus marketing et commerciaux en unités distinctes, facilitant les adaptations et le suivi des performances.
Listes d’exclusion et filtrage granulaire
Pour prévenir que le même contact soit inclus dans plusieurs workflows simultanément — source fréquente de doublons — HubSpot propose des listes d’exclusion efficaces. Ces filtres évitent les répétitions et réduisent la surcharge marketing envoyée aux prospects et clients.
Par ailleurs, l’utilisation de filtres combinés (ET/OU) et de conditions multiples donne une granularité fine dans la sélection, garantissant ainsi que seuls les contacts pertinents déclenchent des actions, ce qui réduit clairement les risques de redondance dans les automatismes multi-canal.
Enfin, HubSpot permet le paramétrage de séquences intelligentes avec fenêtres d’envoi précises et délais adaptés (exclure les week-ends, horaires spécifiques). Cette fonctionnalité est vitale pour espacer les communications et éviter que les destinataires reçoivent plusieurs messages concurrents dans un court laps de temps.
Synchronisation bidirectionnelle et mappage des données entre HubSpot et Salesforce
La synchronisation entre HubSpot et Salesforce s’appuie sur une architecture rigoureuse de mapping des champs. Chaque information a une source de vérité prioritaire, ce qui empêche les conflits et doublons dans les données clients.
Règles strictes de synchronisation et inclusion lists
Le paramétrage prévoit quelles données sont maîtresses selon la plateforme et définit précisément quelles informations sont synchronisées. Cette discipline évite qu’une donnée rafraîchie sur un système ne soit écrasée de manière erratique sur l’autre.
Dans HubSpot, des inclusion lists filtrent la remontée des contacts vers Salesforce, limitant ainsi la création de leads non qualifiés et minimisant les doublons dus à des envois excessifs.
Interactions client et déclenchement des workflows
Les événements marketing collectés dans HubSpot, comme les ouvertures d’emails ou les réponses à formulaires, sont synchronisés automatiquement vers Salesforce sous forme de tâches ou événements. Cette intégration fluide permet de déclencher des workflows commerciaux adaptés, tout en évitant la répétition des actions entre les deux plateformes.
Cette coordination technique est essentielle pour une orchestration multi-canal pertinente, où chaque workflow est déclenché une seule fois sur l’ensemble de l’écosystème CRM.
Utilisation de middlewares et outils intégrateurs pour la déduplication et la gestion avancée des workflows
Pour maîtriser des environnements complexes et volumineux, on fait appel à des middlewares tels que Operations Hub, Zapier ou Workato. Ces plateformes offrent une automatisation conditionnelle plus fine ainsi qu’un déclenchement intelligent des workflows, renforçant la déduplication entre HubSpot et Salesforce.
Les middlewares facilitent aussi la gestion des objets personnalisés, par exemple des événements spécifiques, des abonnements ou des candidatures, en garantissant la correspondance des données entre systèmes sans risque d’erreurs ou doublons.
Ces solutions deviennent quasiment indispensables dès que les besoins métier se complexifient ou que la standardisation native ne suffit plus à garantie la fluidité et l’efficacité des synchronisations.
Le paramétrage avancé inclut aussi la création d’alertes automatiques et de rapports pour un suivi proactif des workflows, permettant d’intervenir rapidement en cas de dysfonctionnement ou d’anomalie détectée.
Gouvernance des données et maintenance régulière pour garantir l’unicité des workflows multi-canal
La qualité des données conditionne directement la fiabilité des workflows. Un nettoyage minutieux en amont est indispensable : fusion des doublons, normalisation des formats, suppression des contacts périmés ou inutiles.
Une gouvernance stricte définit clairement qui a accès à quoi, les responsabilités des différentes équipes et les règles de gestion des données. Cette discipline limite les erreurs et les conflits, sources fréquentes de doublons et synchronisations incohérentes.
Pour maintenir le système robuste au fil du temps, une maintenance régulière s’impose. Un audit trimestriel des workflows, vérifiant les mappings, optimisant les filtres et supprimant les actions obsolètes, évite les duplications répétées et améliore la performance globale.
Enfin, une collaboration étroite entre les équipes marketing, commerciales et IT garantit que les automatisations restent alignées sur les évolutions stratégiques et techniques, assurant ainsi un pilotage multi-canal fluide et efficace.
Conseils pratiques :
- Planifiez et documentez rigoureusement les workflows avant toute implémentation.
- Exploitez en priorité les fonctions natives de déduplication, puis utilisez les middlewares selon la complexité.
- Programmez régulièrement l’audit des synchronisations entre HubSpot et Salesforce.
- Formez les utilisateurs aux bonnes pratiques pour éviter les saisies conflictuelles dans les CRM.
- Mettez en place un suivi automatisé des logs et alerts liés aux workflows.
Cette gouvernance active et cette maintenance proactive sont les clés pour supprimer durablement les doublons et optimiser les workflows multi-canal dans un environnement HubSpot-Salesforce intégré.
Sources
- leblogdudirigeant.com - https://www.leblogdudirigeant.com/guide-complet-configurer-hubspot-crm-10-etapes
- routine-automation.com - https://routine-automation.com/fr/blog/salesforce-marketing-cloud-vs-hubspot
- lomed.fr - https://www.lomed.fr/blog/guide-complet-int%C3%A9gration-hubspot-et-salesforce
- inboundvalue.com - https://www.inboundvalue.com/sales/blog/workflow-hubspot
